Los mejores (y peores) momentos para revisar su correo electrónico

No te preocupes; sus correos electrónicos no llegan a ninguna parte.

El correo electrónico puede ser una herramienta de comunicación esencial en el trabajo diario, pero puede ser una gran pérdida de tiempo si no se utiliza de forma eficaz. Esto es especialmente cierto si su teléfono inteligente está conectado al correo electrónico del trabajo; Te sentirás abrumado por las notificaciones, sin importar a dónde vayas o qué hagas, lo que te hará cambiar constantemente tu enfoque de una cosa a otra.

Aunque no tener mensajes sin leer puede darte una satisfacción a corto plazo, ten en cuenta que no refleja tu productividad. De hecho, se verá arrastrado a un ciclo interminable de distracciones a medida que continúan llegando nuevos correos electrónicos. Amanda Augustine, experta superior en currículum en consejería profesional, recientemente el compartió su consejo con Fast Company para cuando debe y no debe revisar su correo electrónico. Estos son sus siete consejos para revisar sus correos electrónicos y minimizar las distracciones:

1. No revise su correo electrónico en las primeras horas de la mañana.

Es un hábito instintivo de muchos profesionales revisar su bandeja de entrada cuando llegan a la oficina, o peor aún, apenas se despiertan por la mañana. Si bien puede pensar que revisar los correos electrónicos antes de pasar a otras tareas aumenta su productividad, en realidad es una de las peores formas de comenzar el día.

No solo puede tirar tu agenda y lista de tareas para todo el día, cada vez que abres tu bandeja de entrada de «solo chequear», luego, unas horas más tarde, miras hacia arriba y te das cuenta de que tu mañana se ha ido. – pero también pierde horas preciosas cuando la mayoría de la gente trabaja a niveles de productividad máximos ”, explica Augustine. Imagínese llegar a trabajar con tareas urgentes para completar al final del día, solo para abrir su bandeja de entrada y encontrar cientos de correos electrónicos no leídos. Unas horas más tarde, terminas de responder a los correos electrónicos solo para darte cuenta de que tu día ha terminado.

2. Utilice la regla de los 2 minutos para navegar por su bandeja de entrada.

Si está realmente preocupado de perder las solicitudes urgentes y los correos electrónicos de su jefe si no revisa su bandeja de entrada, use la regla de los «2 minutos» para navegar por sus correos electrónicos a una hora determinada de la mañana. Esta estrategia se basa en el libro más vendido del experto en productividad David Allen, «Hacer cosas. «

Busque en su bandeja de entrada e identifique los correos electrónicos que requieren una respuesta inmediata o fácil de responder. Si puede completar las respuestas a estos correos electrónicos en dos minutos, envíelas de inmediato. Tenga en cuenta que esto no significa que deba responder a todos los correos electrónicos a los que pueda responder en dos minutos. Esta estrategia significa responder a mensajes que puede procesar fácilmente y que se refieren a personas importantes de su organización. Cualquier otra cosa puede esperar hasta más tarde, cuando tenga más tiempo.

3. Revise su correo electrónico cuando esté en un viaje de negocios.

Si su empleador lo envía a conferencias o reuniones de negocios y usted desaparece de los siguientes correos electrónicos sin una sola respuesta, las cosas no se verán bien para usted. Sin embargo, recuerde que no debe esperar que lo contacten las 24 horas del día, los 7 días de la semana. trabajo, su empleador debe poder comunicarse con usted de vez en cuando durante el viaje. Después de todo, la empresa corre con los gastos del viaje, por lo que no hay mucho que pedir.

Además, debes estar atento a tus correos electrónicos cuando viajes en un viaje de negocios, para que no te pierdas lo que está sucediendo en la oficina. Su jefe puede ofrecerle un proyecto interesante que está en juego, y un simple error, como revisar su correo electrónico tarde, puede costarle una emocionante oportunidad de crecimiento. Si está de viaje, asegúrese siempre de activar los datos de roaming o comprar una tarjeta SIM local para una conexión más fácil.

4. No revise su correo electrónico cuando esté abrumado y retrasado

Cuando se sienta abrumado por la carga de trabajo y las fechas límite que se acercan, es fácil pensar que revisar su correo electrónico es productivo. Responder a sus correos electrónicos puede ayudarlo a sentir que está haciendo algo, pero de hecho, simplemente huya de la realidad y posponga las tareas que son más urgentes y críticas.

«No permita que el correo electrónico se convierta en una excusa de por qué no se completó el trabajo real que se suponía que debía completar», sugiere Augustine. Siempre que se encuentre abriendo la bandeja de entrada de su correo electrónico, deténgase y dé un paso atrás para revisar sus tareas pendientes y restablecer sus prioridades. Nunca use la bandeja de entrada como una excusa para no poder completar las otras tareas que tiene entre manos, ya que esto se refleja negativamente en usted.

5. Revise su correo electrónico cuando esté esperando una respuesta importante.

Si espera un correo electrónico importante de sus clientes, una respuesta retrasada puede ralentizar significativamente el progreso de todo el proyecto y abrir espacio para malas interpretaciones y malas interpretaciones. Por lo tanto, mantenga su bandeja de entrada abierta cuando espere correos electrónicos importantes. También le ayuda a configurar notificaciones telefónicas especiales para remitentes específicos, de modo que reciba alertas cuando envíe un correo electrónico. La configuración de tales alertas ayudaría a evitar distracciones de mensajes promocionales innecesarios.

6. Revise su correo electrónico cuando viaje en transporte público.

Si toma el tren o el autobús al trabajo todos los días, este sería un lugar ideal para navegar por su bandeja de entrada y aplicar la regla de los 2 minutos. Le brinda un comienzo productivo del día, utilizando un tiempo que no puede dedicar a otras cosas. Además, te ayuda a sumergirte directamente en las tareas urgentes cuando llegas a la oficina. De manera similar, el viaje de regreso a casa por la noche se puede utilizar para organizar sus correos electrónicos en carpetas, eliminar el correo no deseado y los mensajes promocionales, y configurar una lista de acciones para el día siguiente.

7. Revise su correo electrónico a la hora programada.

Una de las formas más efectivas de aumentar la productividad es programar y programar tareas. De manera similar a cómo bloquea el tiempo para reuniones y eventos en su calendario, reserve un bloque de tiempo cada día para revisar y responder a sus correos electrónicos. Deje de lado un tiempo, ya que esto lo ayuda a mantenerse responsable y concentrarse completamente en la tarea en cuestión. Además, este hábito le ayuda a establecer expectativas claras para sus colegas sobre su tiempo de respuesta.

No dejes que tu bandeja de entrada controle tu tiempo y energía. En su lugar, siga estos consejos para crear una forma efectiva y eficiente de revisar y responder a los correos electrónicos en el trabajo todos los días. ¡Estarás satisfecho más tarde!

¿Su bandeja de entrada está llena de reclutadores o promociones al azar? Si espera los correos electrónicos de los reclutadores, su currículum puede ser el culpable. Consulte hoy con un reanudar la revisión, ¡NOSOTROS!

Lectura recomendada:

Artículos similares:

Rate this post

Deja un comentario