Las mejores prácticas para la etiqueta profesional por correo electrónico en cada situación

El correo electrónico es una herramienta poderosa; utilícela con prudencia.

Si ya está recibiendo más correos electrónicos comerciales de los que le gustaría abrir, leer y responder, ciertamente no está solo. Conforme estadísticamente, se enviaron y recibieron alrededor de 281 mil millones de correos electrónicos todos los días en 2018, y se espera que el número aumente a más de 347 mil millones de correos electrónicos al día para 2023.

Los correos electrónicos son parte del negocio, tanto para los profesionales empleados como para quienes buscan trabajo. Debido a que la mayoría de las personas reciben muchos correos electrónicos todos los días, usted desea hacer todo lo posible para asegurarse de que se lean los correos electrónicos que envía. Desde un saludo de correo electrónico respetuoso hasta un formato de correo electrónico profesional, una buena redacción puede marcar una gran diferencia. Pronto asesoramiento profesional sobre etiqueta por correo electrónico lo que aumentará sus posibilidades de que sus correos electrónicos sean leídos y no desechados.

1. Especifique la línea de asunto

Ponle un título al asunto de tu correo electrónico para que el destinatario sepa de inmediato de qué se trata realmente el mensaje.

Por ejemplo, si envía un correo electrónico para informar a un colega sobre una reunión específica, puede titular el correo electrónico como «Información de la reunión presupuestaria». Si envía un correo electrónico para informar a un colega acerca de una reunión improvisada, podría titular el correo electrónico, como «Reunión en la sala de conferencias hoy a las 2:00 p. M.». Con todo, quieres que tu título dé en el clavo ahora mismo.

2. Utilice una dirección de correo electrónico profesional

La etiqueta de correo electrónico correcta requiere que los correos electrónicos se envíen desde su dirección de correo electrónico comercial en lugar de una dirección de correo electrónico personal. Algunos pueden considerar poco profesional el uso de una dirección de correo electrónico personal para fines comerciales, especialmente si se trata de asuntos confidenciales. Además, al mantener separados su correo electrónico comercial y personal, se asegura de que no se pierda nada con urgencia en medio de correos electrónicos no deseados, mensajes de marketing y otras comunicaciones personales.

3. Utilice saludos profesionales por correo electrónico.

Si bien puede ser tentador usar saludos informales al enviar correos electrónicos a compañeros de trabajo y amigos en el trabajo, debe usar los mismos saludos profesionales que usaría normalmente si estuviera escribiendo correspondencia comercial con lápiz y papel. Así que piense en «Hola» en lugar de «Oye» para establecer el tono adecuado para su conversación.

Otros ejemplos de saludos que puede utilizar incluyen:

4. (En su mayoría) evite ‘responder a todos’

Por lo general, es una buena idea dejar de lado la tentación de presionar la opción «responder a todos» al enviar correos electrónicos profesionales.

Dejando de lado la etiqueta de correo electrónico correcta, puede ser bastante molesto para las personas que se incluyan en un correo electrónico grupal si el contenido del mensaje no tiene nada que ver con ellos. Así que tenga cuidado y presione «responder a todos» solo si el mensaje es de interés para todos los destinatarios.

¿Otra forma de evitar enviar spam a las personas con correos electrónicos no solicitados? Utilice la alternativa educada para cambiar a BCC. Esto significa que si alguien «responde a todos» a un mensaje con las partes CC y CC, solo las partes CC recibirán la respuesta. Al mover a alguien a BCC, mantén la conversación libre de esa persona, liberándola de los correos electrónicos que no necesita leer. Solo asegúrese de informarles que hará BCC con anticipación; no quiere patear a alguien en el correo electrónico sin ser transparente.

5. Corrector ortográfico

A veces, las personas prestan menos atención a la ortografía y la gramática cuando redactan correos electrónicos que cuando escriben cartas reales, que es como se hacía tradicionalmente la correspondencia comercial. Pero la verdad es que la ortografía y la gramática son importantes, incluso en el mundo virtual. Una vez que haya escrito su correo electrónico, léalo en voz alta para asegurarse de que no haya errores ortográficos o gramaticales, ya que pueden eclipsar su mensaje. La razón por la que lo lee en voz alta es que a veces sus oídos captan algo que sus ojos pasan por alto.

6. Sea breve y conciso

Cuando se trata de los correos electrónicos de su empresa, cuanto más cortos y dulces sean, mejor. Mantener los correos electrónicos concisos y al grano significa no solo menos tiempo dedicado a escribir el correo electrónico, sino también una respuesta oportuna de la persona a la que se lo envió. Confíe en nosotros, nadie quiere leer una novela en el buzón.

7. Confirmar correos electrónicos

Con la etiqueta del correo electrónico comercial, siempre es una buena idea enviar una respuesta, sin importar si la persona que le envía un correo electrónico la solicita. No solo debe confirmar todos los correos electrónicos, sino que también debe hacerlo de manera oportuna. Vea en 1 o 2 días hábiles, pero dé prioridad a los correos electrónicos que requieran su atención para que otra parte tome medidas.

Este tipo de cortesía no siempre se extiende y te sorprenderá la cantidad de profesionalismo que puede distinguirte.

8. Evite todas las letras mayúsculas

Usar todas las letras mayúsculas en la comunicación escrita es como gritar en una conversación cara a cara, y a nadie le gusta que le griten. Por lo tanto, generalmente no es apropiado o correcto usar la etiqueta de correo electrónico para usar todas las letras mayúsculas para transmitir su mensaje.

Si sabe lo que quiere decir, deje que sus palabras muestren cómo se siente y deje el botón de bloqueo de mayúsculas solo. Una excepción obvia sería si utiliza siglas o iniciales.

Ejemplos de acrónimos comunes e iniciales comerciales en los correos electrónicos comerciales:

  • lo antes posible (lo antes posible)

  • FYI (para su información)

  • Por cierto (por cierto)

  • EOD (final del día)

  • COB (cierre de negocios)

  • ATTN (atención)

  • N / A (no disponible)

  • COD (reembolso de entrega)

  • TBD (por determinar)

  • KPI (indicador clave de rendimiento)

  • EOM (final del mensaje)

  • FMH (trabajo desde casa)

  • OOO (fuera de la oficina)

  • YTD (año hasta la fecha)

9. Adjuntar con cuidado

Si necesita enviar archivos adjuntos de gran tamaño, primero debe preguntar al destinatario si está bien o no. Suponiendo que obtenga la aprobación, debe usar un programa para comprimir o archivar el archivo adjunto de modo que ocupe menos espacio en la bandeja de entrada del correo electrónico del destinatario. También es una buena idea hacerle saber al destinatario cuándo tiene la intención de enviar el archivo adjunto.

Otra gran alternativa a los archivos adjuntos de correo electrónico es enviar enlaces a archivos alojados mediante almacenamiento en la nube, como Google Drive o Dropbox. Esto no solo ocupará menos espacio, sino que también le permitirá alojar más archivos y mantenerse organizado. En lugar de hojear sus correos electrónicos y encontrar los archivos adjuntos correctos, usted y sus colegas pueden tenerlo todo en un solo lugar. Además, la mayoría de los proveedores de almacenamiento en la nube son gratuitos hasta cierto GB, por lo que no arruinará el banco.

10. Vuelva a verificar su dirección de correo electrónico

Cuando se trata de asuntos comerciales, lo último que desea es enviar un correo electrónico a la persona equivocada. Por lo tanto, debe verificar la información del destinatario nuevamente antes de presionar el botón «enviar». Si está acostumbrado a verificar la información de su receptor, evitará cometer estos errores.

Algunos proveedores de correo electrónico, como Gmail, también ofrecen una función llamada «Cancelar suscripción». Cuando haga clic en enviar por primera vez, aparecerá una opción en la parte inferior de la ventana del navegador que le preguntará si desea deshacer esta acción antes de que se envíe de forma permanente. Si agrega accidentalmente a la persona equivocada, cambiará su vida. En lugar de enviarles un correo electrónico que no está destinado a sus ojos, tiene otra oportunidad de enviárselo a la persona adecuada sin dañarlos.

11. Incluir una firma

Es una buena idea tener uno Firma de correo electrónico como parte de su identidad corporativa. Hará que sus correos electrónicos se vean más legítimos y profesionales. De hecho, puede ver su firma de correo electrónico como el equivalente digital de su tarjeta de presentación. Dicho esto, desea que su firma de correo electrónico esté formateada tan correctamente como su tarjeta de presentación impresa. Por lo tanto, renuncie a muchos tipos de fuentes y opte por la estandarización para presentar una imagen hermosa y profesional. Incluso con una firma de correo electrónico, debe cerrar el mensaje con una firma profesional.

Ejemplos de letreros de correo electrónico profesionales incluyen:

Ayuda extra

El tono de voz

Como nota final, considere el tono general al escribir y nuevamente al editar el correo electrónico. En general, querrás lucir cortés, profesional y servicial. El uso de oraciones cortas puede indicar que está muy ocupado o molesto. El uso de muchos signos de exclamación puede indicar que es muy entusiasta o poco profesional cuando se usa en exceso.

El tono de tu voz debe coincidir con tu intención. Cuando se comunica sin señales visuales, como expresiones y volumen, puede ser fácil malinterpretar y malinterpretar. En general, es mejor ser claro y conciso. Lea atentamente el correo electrónico antes de enviarlo, una vez que no haya errores, mientras intenta ponerse en el lugar del destinatario. ¿Está claro lo que estás preguntando? ¿Puede identificar alguna frase que pueda ser ambigua? ¿Puede anticipar las dudas que puedan surgir? ¿Está seguro de que esta persona tiene la cantidad correcta de información que necesita? Si comprueba la claridad antes de hacer clic en enviar, reducirá el tiempo que dedica a responder a los mensajes a largo plazo.

Ejemplos de correos electrónicos profesionales

Si no está seguro de qué decir en su próximo correo electrónico, aquí hay algunos ejemplos y plantillas de correo electrónico para estas situaciones comerciales comunes:

Conclusión

Como puede ver, hay mucho en qué pensar cuando se trata de la etiqueta del correo electrónico en el trabajo. El correo electrónico en el trabajo es una realidad y hay investigaciones que sugieren que este será el caso en los próximos años, ya que las empresas continúan dependiendo de los correos electrónicos para comunicarse tanto interna como externamente. Esto significa que debe aprender a usar el correo electrónico de manera eficaz, especialmente si desea que sus mensajes se lean en lugar de eliminarlos.

Mantener una imagen profesional pasa por una comunicación adecuada y eso, por supuesto, incluye los correos electrónicos. El correo electrónico es una herramienta poderosa para la creación de redes y el lugar de trabajo, y estos consejos de etiqueta del correo electrónico te ayudarán a comenzar con buen pie.

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